5 Tipps für die Organisation eines Betriebsausflugs

In jeder Firma stehen zwischendurch Betriebsausflüge an. Unternehmer haben nun die Qual der Wahl, denn vielfach sind Betriebsausflüge das, was jeder aus seiner Schulzeit von den damaligen Tagesausflügen kennt: Die Gemeinschaft geht wandern, in ein Museum oder auch zu einer Veranstaltung. Dabei können Betriebsausflüge so viel mehr sein und die Gemeinschaft des Betriebs tatsächlich stärken. Dieser Artikel zeigt auf, welche Ideen zur Verfügung stehen und wie sich so etwas planen lässt.

Passende Ziele aussuchen

Generell kommt es hierbei darauf an, welche Art des Betriebsausflugs gemeint ist. Gerade größere Firmen verzichten auf einen gemeinsamen Ausflug und verlegen diesen eher auf ein Firmengrillfest. Das ist sinnvoll, denn die Gemeinschaft wird bei 500+ Mitarbeitern kaum geprägt, da ohnehin keine echten Kontakte möglich sind. Sind mehr als ungefähr 50 Personen betroffen, so sollten die Ausflüge abteilungsnah geplant werden. Kleine Abteilungen können mit einer wichtigen und ihnen gut bekannten Abteilung zusammengeführt werden. Aber wohin geht es? Einige Beispiele:

• Escape Room – diese Option lässt sich bestens mit einem Städtetrip verbinden. Escape Rooms bieten Aufregung, sind aber auch für den Teamgedanken nützlich. Wer hier herauskommen möchte, der muss mit dem Team zusammenarbeiten. Zudem sind diese Ausflüge zeitlich begrenzt und bieten die Möglichkeit, im Anschluss noch weitere Angebote anzubringen.
• Geocaching – auch das ist praktisch. Letztendlich ist das Geocaching eine moderne Variante der Schnitzeljagd und erspart der Führungsebene, eben diese Jagd eigenständig zu planen und die Köder auszulegen. Selbst wenn das Geocaching auf eigene Faust erledigt werden kann, so macht es in der Gruppe mehr Spaß. Vorteil: Diese Form der Schnitzeljagd ist sowohl in Großstädten als auch auf dem Land möglich. Warum also nicht mal Metropolen wie Hamburg oder München unsicher machen?
• Outdoor-Aktivitäten – gemeinsam ein Floß bauen, gemeinsam im Wald übernachten – all diese Optionen stehen ebenfalls offen. Im besten Fall wird auch noch der Zusammenhalt des ganzen Teams gestärkt. Allerdings darf nicht verschwiegen werden, dass diese Ideen nach hinten losgehen können: Ergibt sich kein echtes Team, wird das spaßige Zelten zu einem mentalen Survivaltrip.
• Kreative Ideen – eine Abteilung kann gemeinsam eine CD aufnehmen, sie kann aber auch einen Kochkurs belegen. Auch hier steht das Team im Vordergrund, wobei jeder einzelne für sich beim Kochen wirklich etwas lernen kann.

Wer abteilungsnah planen kann, der hat es allgemein leichter. Hier lässt sich leichter abschätzen, was den Mitarbeitern gefällt oder wozu sie fähig sind. Abteilungsübergreifend oder gar für die ganze Firma lassen sich Ausflüge generell schwieriger planen. Schließlich müssen nun auch Handycaps verschiedener Mitarbeiter eingeplant werden. In diesen Fällen helfen immer Ausflüge in andere Städte weiter, in denen auch Alternativprogramme geboten werden können: Diejenigen, die nicht beim Floßbau mithelfen können, können bei besonderen Stadtführungen wiederum punkten.

Anfahrt organisieren

Generell empfiehlt es sich, die Anreise von der Firma aus zu planen. Das bedeutet, dass das Unternehmen einen Bus mietet und eben mit diesem anreist. Das hat viele Vorteile:

• Gleichberechtigung – für normale Mitarbeiter ist es schwierig, das eigene Fahrzeug für diesen Zweck zu nutzen. Zudem gibt es in jedem Betrieb Angestellte, die per Fahrrad oder öffentlichen Verkehrsmitteln täglich zur Arbeit kommen. Diese müssten nun teure Zugkarten kaufen, um am Betriebsausflug teilzunehmen.
• Absetzen – wird ein Bus vom Unternehmen gemietet, ist diese Ausgabe absetzbar. Der Betriebsausflug ist eine betriebliche Ausgabe und es fallen auch bei Firmenwagen keine aufwendigen Erklärungen an. Diese können bei Leasing-Verträgen durchaus schon einmal kompliziert werden, da Mitarbeiter private und betriebliche Fahrten ja streng trennen müssen. Darüber hinaus sorgen Beschädigungen an Fahrzeugen für zusätzliche Probleme.
• Einfachheit – können die Mitarbeiter selbst anreisen, ergeben sich immer zeitliche Verschiebungen. Die eine Bahn hat Verspätung, der eine Mitarbeiter steht im Stau und beim nächsten springt der Wagen nicht an. Werden allerdings alle Teilnehmer auf dem Firmengelände in den Bus gesetzt, so kommen alle zur selben Zeit an.

Auch versicherungstechnisch ist die Anfahrt mit einem Reisebus wesentlich einfacher zu  handhaben. Die komplette Reise steht im Namen des Unternehmens und ist somit bis ins Detail abgesichert.

Ablauf planen

Auch er ist wichtig, zumal schließlich Aktivitäten geplant sind:

• Abfahrt – sie sollte möglichst früh erfolgen, gerade bei Eintagesausflügen. Bei mehrtägigen Ausflügen bietet sich der gewöhnliche Arbeitsbeginn an.
• Abfahrtsort – das sollte das Unternehmen an sich sein. Grund: Mitarbeiterfahrzeuge können vor Ort geparkt werden, zudem ist dieser Abfahrtspunkt allen bekannt und wird nicht verwechselt.
• Aktivitäten – sie sollten so geplant werden, dass zwischendurch Luft ist. Hier ist immer damit zu rechnen, dass Menschen verschieden sind. Schon bei einer bloßen Stadtbesichtigung hängt die Geschwindigkeit von den teilnehmenden Personen ab. Wer einen recht jungen Betrieb mit fitten Angestellten hat, der ist schneller unterwegs als die Abteilung, deren Angestellte alle Alters- und Gesundheitsstufen betreffen.

Um die Gemeinschaft allgemein zu stärken, sollte zwischen Aktivitäten durchaus Zeit liegen, so dass sich die Mitarbeiter wirklich miteinander unterhalten können.

Finanzen klären

Je nach Betriebsausflug ist es durchaus üblich, dass auch Mitarbeiter ihren Anteil leisten. Diese Finanzierung ist jedoch vorab zu klären. Hier gilt:

• Gebühr – meist handelt es sich um einen kleinen Betrag, der eigenständig geleistet wird.
• Besonderheiten – ist es möglich, im Rahmen des Ausflugs eine besondere Veranstaltung zu besuchen, so kann diese ganz oder teilweise dem Mitarbeiter aufgelegt werden. Beispiel: Konzert- oder Theaterkarten.
• Bei Übernachtung – ist der Betriebsausflug mit einer Übernachtung geplant, so sollte diese natürlich vom Unternehmen aus bezahlt werden.

Die klare Kommunikation und Abstimmung mit der Belegschaft sind im Vorfeld wichtig. Bei Survival-Aktivitäten oder ähnlichem ist es durchaus gängig, dass Angestellte schlichtweg einen Teil der Verpflegung mitbringen.

Mitarbeiter einbinden

Oftmals sind Betriebsausflüge erfolgreicher, wenn die Mitarbeiter schon in die Planung mit eingebunden wurden. Gerade in größeren Betrieben ist es einem Vorgesetzten gar nicht möglich, alle Besonderheiten von Mitarbeitern zu kennen. Grundsätzlich gilt jedoch:

• Ideen sammeln – jeder Mitarbeiter kann eine Idee anbringen.
• Auswählen – unter den Ideen werden nun gemeinsam drei Favoriten gewählt.
• Festlegung – jetzt wird ein Mitarbeiter als Mitplaner mit ins Boot geholt. Die Favoriten werden auf ihre Tauglichkeit abgeglichen. Organisatorische Gründe werden nun berücksichtigt.

Wird auf diese Weise der Betriebsausflug geplant, ist natürlich auch nicht jeder zu einhundert Prozent zufrieden, doch war jeder an der Planung beteiligt.

Fazit – nicht blind planen

Ein Betriebsausflug stärkt im besten Fall die Gemeinschaft, im schlimmsten Fall schürt er Unzufriedenheit und gilt bei der Belegschaft als lästiges Übel. Damit ist niemandem geholfen. Wer hingegen auf die Mitarbeiter hört und sie mit ins Boot holt, eine gute Planung vornimmt und interessante Ziele aussucht, der wird das Zugehörigkeitsgefühl zu der Firma stärken.